Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (100%)
Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme ist ein international führendes Forschungsinstitut, das sich mit den grundlegenden Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz (KI) beschäftigt. Unsere Wissenschaftler*innen an unseren zwei Standorten in Tübingen und Stuttgart sind in den Forschungsbereichen maschinelles Lernen, Computer Vision und Robotik tätig. Gemeinsam mit dem Land Baden-Württemberg, den Universitäten Stuttgart und Tübingen sowie führenden Unternehmen aus dem IT- und Industriebereich haben wir eine der größten europäischen Forschungspartnerschaften im Bereich der Künstlichen Intelligenz gegründet: Cyber Valley (https://cyber-valley.de/), die ein dynamisches Ökosystem für Technologietransfer und Start-ups fördert. Zur administrativen und operativen Unterstützung der Geschäftsführung der Cyber Valley Initiative suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant mit 100% für den Standort Tübingen.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung (Terminkoordination und -überwachung, Kommunikation intern/extern)
- Planung und Organisation von Besprechungen, Bewerbungsgesprächen und Veranstaltungen (ggf. mit Protokollführung) sowie Nachbereitung und Dokumentation
- Gestaltung und Erstellung von Präsentationen, Vorträgen und Berichten
- Inhaltliche Formulierung/Erstellung jeglicher Korrespondenz in deutscher, englischer und ggf. weiteren Sprachen sowie die vielfältige Bearbeitung interner und externer Anfragen
- Mitwirkung bei Repräsentationsaufgaben sowie Empfang und Betreuung von in- und ausländischen Gästen
- Vorbereitung, Recherche und Mitarbeit bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen
- Administrative Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen
- Datenerhebung und Unterstützung bei der Pflege diverser Datenbanken
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Ihr Profil
- Sie besitzen eine einschlägige Berufsausbildung (z.B. als Fremdsprachen- bzw. Europasekretär/-in oder vergleichbarer Abschluss) und sind ein Organisationstalent
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau), weitere Sprachen von Vorteil
- Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistent/-in auf Geschäftsführungsebene
- Sehr gute Computerkenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Programme (z.B. MS Office) und Internetanwendungen
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise und hohe Problemlösungskompetenz
- Hohe interkulturelle und soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft sowie überzeugende Service- und Dienstleistungsorientierung sowie zuvorkommendes Auftreten gegenüber Gästen und Besuchern sowie gegenüber Kollegen
- Hohes Maß an Flexibilität, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft sowie die Fähigkeit, sich an eine sich weiterentwickelnde Umgebung anzupassen
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit an einem wissenschaftlichen Institut mit internationalem Umfeld. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), einschließlich zusätzlicher Altersversorgung (VBL). Die Stelle ist zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und zunächst auf zwei Jahre befristet.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Bereichen an, in denen sie unterrepräsentiert sind und fordert daher insbesondere Frauen auf, sich zu bewerben. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Für fachliche Vorabinformationen können Sie Frau Anna Benzin (contact@cyber-valley.de) kontaktieren. Für Fragen zum Einstellungsprozess können Sie sich an Frau Sabrina Jung wenden (sabrina.jung@tuebingen.mpg.de). Nähere Informationen über das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme finden Sie unter http://www.is.tuebingen.mpg.de, weitere Informationen zum Cyber Valley finden Sie unter https://cyber-valley.de/. Ihre Bewerbung in englischer Sprache richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer Tue_02 als eine PDF-Datei an jobs@cyber-valley.de.
Bewerbungen, die bis zum 10.04.2020 eingehen, werden bevorzugt.
Für eine postalische Bewerbung nutzen Sie bitte folgende Adresse:
Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme
Gemeinsame Verwaltung
Heisenbergstr. 1
70569 Stuttgart